Planificarea evenimentului expozitional
Înainte să demaraţi un proiect de stand expoziţional, încercaţi să răspundeţi la următoarele întrebări:
- Am suficient timp să fac un stand aşa cum mi-l doresc sau sunt în criză de timp?
- Vreau ca agenţia sau producătorul de stand să-mi ofere şi serviciile auxiliare? (catering, hosting, organizarea de evenimente, materiale de promovare, scenotehnică etc?)
- Care este scopul participării la această expoziţie ?
- Care este bugetul pe care ni l-am propus? Există disponibilitatea de suplimentare, în cazul unui proiect mai deosebit?
- Ce persoană din cadrul companiei este responsabilă de acest proiect?
- Avem deja definită o identitate vizuală care ar trebui să se regăsească în designul de stand? (sigla, slogan , imagine, culori etc)
- Putem pune la dispoziţia proiectantului aceste materiale? (fişiere electronice)
- Care este suprafaţa estimată sau contractată deja a standului pe care îl dorim?
După ce am definit scopul participării la eveniment, trebuie să fie luate în calcul următoarele chestiuni:
- Care este poziţia noastră pe piaţă?
- Care este principalul concurent?
- Care sunt atuurile noastre?
- Dar dezavantajele concurentului?
- Care este produsul nostru vedetă?
- Care sunt atuurile lui?
- Care este numărul produselor pe care vreau să le expun?
- Care sunt gabaritele şi greutăţile acestora?
- Ce spaţiu vreau să aloc produselor vedetă?
- Care este numărul de persoane desemnate să ne reprezinte în stand? (de ce spaţii de manevră au nevoie?)
- Dar numărul de invitaţi pe care să-i întâmpinăm simultan în stand? (câte mese/spaţii de discuţii sunt necesare?)
- De ce spaţii de depozitare am nevoie? (pentru pliante, pentru obiecte promoţionale, pentru produse care se vând direct în stand etc)
- Vom oferi invitaţilor băutura/mâncare? (cum? - prin catering şi se ocupă agenţia; facem noi nişte sandwich-uri în bucătăria pe care o vom avea în proiect; luam nişte produse ambalate; etc)
- Ce scenotehnică vreau să am în stand? (lumină, imagine, sunet)
- Vreau să organizez vreun eveniment la stand? (seminar, training, concurs cu premii, spectacol cu vedete? Câţi participanţi estimez că o să am?)
- Ce vreau să fac cu elementele constructive ale standului după expoziţie?
- Am unde să le depozitez?
- Asiguraţi-vã cã aţi obţinut informaţiile exacte şi corecte de la organizatori, referitoare la amplasarea şi dimensiunile standului în cadrul expoziţiei
- Verificaţi cãile de acces şi învecinãrile standului dumneavoastrã.
- Solicitaţi de la organizatori limita de înãlţime acceptatã, dacã intenţionaţi sã faceţi un stand supraetajat sau cu elemente de decor foarte înalte.
- Solicitaţi, de asemenea, puterea sursei de curent inclusã în preţul de inchiriere şi poziţionarea ei faţã de stand.
- Solicitaţi termenul maxim de depunere a proiectului şi data limitã de platã a tuturor taxelor fãrã de care nu se primeşte aprobarea de construcţie a standului.
- Pregãtiţi de la început toate informaţiile legate de identitatea vizualã a companiei.
- Pregãtiţi informaţiile despre produsele pe care doriţi sã le expuneţi în stand: cantitate, dimensiuni, greutãţi, mod de expunere etc.
